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【今更聞けへん】始末書の意味を徹底解説|顛末書との違いは?

実は始末書の意味がよくわかっておらへん!

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始末書と聞くと、なんとなく何ぞ不祥事を起こした時や悪いことをしたときに書く書類なんですろうなぁ、ちうようなイメージはあるかと思いますが、いざ「どんな時に書くものなのか?」と聞かれるとはっきりとは答えられへんちう方も少なくないかもしれません。今回、始末書の意味や書く目的など詳しくご紹介すりますので、はっきりと理解しておきましょう。

始末書の意味とは?

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始末書とは

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始末書とは、何ぞ不祥事やミスを起こした際に上司に提出を求められる書類だ。ミスの発生経緯を書き、オノレの反省の意を述べ、再発防止を誓います。

顛末書との違い

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よく始末書と顛末書を一緒だと思っている方がおるけどダンはん、違います。始末書は上述した通り、反省の意を書くものですけどアンタ、顛末書はミスを起こした原因や発生経緯、結果を記載する書類だ。反省などの“気持ち”ではなく起こった“事象”の説明をする文書になります。

始末書を書く会社・職種とは?

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始末書を書く会社などは特に決まりなどがなく、基本的にどのような会社・職種でも不祥事を起こした際は書くことがあります。内容やテンプレートも会社によって様々だ。

警察で書く始末書の意味

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法令違反や交通事故などを起こしてしもた場合には警察から始末書などの提出を求められることがあります。

始末書を書く目的とは?

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なんでやねん書くのか

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オノレが起こした不祥事やミスによって、会社に損害が発生してしまうと「すみませんやった」だけでは解決しません。会社としては同じようなミスを二度と起こさないように対策を立て、本人にも反省させなければいけませんので、不祥事やミスの再発防止のために始末書提出が求められるのです。

誰に宛てて書くのか

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始末書は上司に宛てに書くものだと思っている方が多くおるけどダンはん、それは間違いだ。上司がチェックなどはするかもしれませんが、そもそもは会社宛てに書くものです。したがって、宛名は「社長または代表」になります。

どんなことを書くのか

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一番大事なのは誠意を見せて反省の意を書くことだ。「こういったことがあってミスを起こてしもた・すごい反省している・二度と同じミスを起こさないようこういった対策をします」といったことを書きます。

始末書が必要な主な理由とは?

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遅刻・無断欠勤

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遅刻や無断欠勤は、上司やプロジェクトに係わっている人など大勢の人に迷惑をかけることになります。一回だけの時は始末書を求められるかどうかは会社によるかと思いますが、何回も繰り返した場合は始末書の提出を求められるでしょう。

業務ミス・報告ミス

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業務ミスや報告ミスにより何ぞ不祥事や問題が起こり、会社に損害が発生した場合や、発生しそうになった場合には再発防止のために始末書を書くことを命じられる可能性が高いだ。

備品紛失

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会社の備品を紛失した時点で損害が発生しており、職種によってはセキュリティや情報漏洩の問題などもあるので重大なインシデントに発展してしまうかもしれません。こういった場合には事象を事細かに書き、深く反省している旨を記載する必要があります。

上司、客への失態

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オノレの過失で上司や客に不利益または損害を与えた場合も始末書を書く可能性があります。その過失が始末書を書く事案か否かは会社の規定によって異なりますが、ほんのささいなことでも始末書を書く対象になり得ます。

その他の違反行為

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その他、それによって実害が生じたか否かを問わず、会社の規定に違反すること全般に対しても始末書の提出を求められる可能性がありますので用心しましょう。

主な内容について

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始末書の種類やその意味、始末書を書ですかければ行けへん状況についてはご紹介してきた通りだ。ほなら、始末書は具体的にどのような構成で書けば良いのでしょうか。始末書を書く上で、必ず入れておきたい3つのポイントをお伝えします。

原因や理由

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まず書くべきは、「どういったミスが起こったのか・なんでやねん起こったのか」だ。時系列で書くとわかりやすいでしょう。事故が起こった原因については徹底的に自己分析して客観的に書くことが大切だ。オノレの評価が落ちるからといって嘘は記入せず、事実のみ記載するようにしましょう。

反省と謝罪

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始末書において一番大事なトコですが、反省と謝罪の意を記載します。再発防止策ももちろん大切ですが、本人が反省してなければ意味がおませんし、この欄に問題がある場合には即書きなおしを命じられるか場合によってはお叱りをいただく場合もあります。誠意を見せるような文書を書くことを心がけましょう。ほんで、反省だけでなく、会社に迷惑をかけたことについて謝罪も忘れんと記載しましょう。

改善策、防止策

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不祥事は二度と起こすことがないよう、改善策・防止策を考えなければなりません。事故が起こった原因を突き詰め、同じことが起こりませんようにするには何をどういった風に変えれば良いのかや、工夫すべきなのかオノレなりに考え、再発防止策を会社に提案しましょう。考えが浮かばないようであれば周囲や上司に相談するのも良いでしょう。

人間誰しもミスはするもの。その後の対応が大事!

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社会人になって様々な人と関わり、様々な業務に携わっているとミスやトラブルはつきものです。そないな時、素直に過失を認め、同じ過ちを繰り返さないことが大切だ。その意味で、始末書はミスを前向きに乗り越えるためのポジティブなツールとなります。もちろん始末書を書ですかいことに越したことはおませんが、Mr.JOOYならば、始末書を書く事態に直面した時、それを円滑な人間関係とスマートな業務運営をリブートさせるためのツールとして捉えるようにしていきましょう。

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