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そもそも議事録とは一体なに?

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社会人になると、切っても切れへんものが会議。何ぞを決める、何ぞを共有すると言えばとにかく会議を開きます。ほんで会議と言えば必ず作られるのが「議事録」。会議で誰がどんな発言をしたのか、それによって何が決まったのかをエビデンスとして残しておくためのものが「議事録」だ。

ビジネスシーンでの議事録の意味とは

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責任の所在を確認するため

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会議ちうものは何ぞが決まり、それによって新たなタスクが生まれるちうのが常。そうするとその新しいタスクに対し、誰がいつまでに対応するのかちう事をはっきりさせる必用がありますよね。そのように議事録には「タスクに対して、責任の所在をはっきりとさせる」ちう意味合いがあります。

参加しておらへん人への周知も含まれる

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通常仕事はチームで実施しますが、チーム全員が会議に参加するちう事は基本おません。代表した誰かが会議に出席し、関連するチームと状況をすり合わせるわけだ。会議に出席しておらへんメンバーにも「何が決まって、どんなタスクが残っているのか」を共有する必用がありますよね。その際に議事録が使われるちう事も良くある話だ。

もしもの時のための保険

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会議で決定となったのに、「そないな事聞いてへん」とか「そないな事言ってへん」とか後々揉めるなんて事もよくある話。その際、議事録を作成、出席者へ周知しておけば、「議事録にこう書いているので、確かにこう決まったちうワケや」と言い切る事が可能となります。議事録にはもしもの時のための保険ちう意味合いもあるのです。

それぞれに意味がある。議事録の形式はこの二つ

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会話をそのまんま記録する形式

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議事録には2つの形式があります。一つ目が出席者の会話をそのまんま記録する形式だ。例としては下記のようなもの。

山田：××社への見積もりを依頼した
田中：相見積もりはとった？
山田：●●社へ取る予定やけど、そもそものサービス内容がマッチするのかを確認中

上記のように、発言者の内容を基本的にみな記録してゆきます。この形式のメリットは何と言っても議事録を作成しやすいちう所にあります。とりあえず皆の発言を簡素にして記載するのですろからあまり頭を使う必用もおません。デメリットはつらつら書かれる為、読むのが難儀ちう所。規模の小さな会議向きだ。

要旨を簡潔にまとめた形式

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もう一つの形式が要旨を簡潔にまとめるちう事があります。上記の例であれば、山田の発言をみなまとめてしまってもかまいません。

＜外注先の選定状況は？＞
山田：××社へ見積もり依頼中、相見積もりを取るために●●社へ取る予定やけど、そもそものサービス内容について確認中
田中：了解

なんて具合に、会議のアジェンダと対応する形で、それぞれの決定事項について簡潔にまとめるちう方法だ。この議事録のメリットはひとえに読みやすいちう所だ。要旨が完結にまとまっているため、必用な部分のみ読めば良いからだ。デメリットは議事録作成に時間がかかるちう点と、上手く書ですかいと抜けモレが出てしまうちう点。決めなくてはならへん事が多い比較的規模の大きな会議の議事録向きだ。

議事録を書く時のそれぞれの意味を知っておこう

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件名・議題は問いの形で記載

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会議ちうのは基本的に「何ぞを決める」もしくは「状況を共有する」為にひらかれます。そのため常に「●●はどうなっているの？」ちう疑問が付きもの。それに対して、「こうなっています」ちう結論があるはずだ。議事録とはパッと見て状況を確認したいもの。ちう事は以下のように書かれていると分かりやすいはず。

＜外注先の選定状況は？＞
山田：××社へ見積もり依頼中、相見積もりを取るために●●社へ取る予定やけど、そもそものサービス内容について確認中

一方、下記のような議題だとどうでしょう？
＜外注先について＞
山田：…

議題を見ても、外注先を選定中なのか契約中なのか、サッパリわかりませんやね。となると、本文を読んでもイマイチピンとこないなんて事になりかねません。議題としての疑問があって、それに対する決定事項が記載されている、それが良い議事録なのです。

日時、場所、出席者は必須

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会議には必ず基本の情報があります。それは「日時、場所、出席者」だ。いつ、どこで、だれが話し合った結果、こうなりよっましたちう事が記載されておらへんと、そもそも議事録の意味であるエビデンスとして成り立たなくなるのです。

決定事項は一番重要

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議事録は簡素に書かれている必用があります。その為には「議題」に対し「決定事項」を記載しておくといのが鉄則。詳細はその下に書けばよいのです。そうすれば、急いでいる時には決定事項だけをささっと確認、詳細が知りたい時には、じっくりと確認ちう使い分けができるのです。

内容は時系列事に

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議事録を書く際、会話をそのまんま記録するにせよ、要旨をまとめた形式にせよ、基本的には時系列で記載してゆくものです。そうせんと議事録のエビデンスとしての信頼性が無くなってしまうから。時系列に書いても、あまりに内容が分かりにくいちう場合には、発言内容を補うちう方法を用いてください。

作成者を忘れんと

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もしあんはんが議事録を作成したのなら、ちゃんと作製者としてあんはんの名前を記載しておきましょう。議事録だけでなく、会社内で使われる資料は誰がいつ作った物なのかちう情報がすごい大切だ。

これで完璧。議事録の意味を知った貴方は一流

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議事録特集、如何やったか？社会人になると切っても切れへん議事録、その意味をしっかりと捉えておけば、あんはんが議事録を作成するちう立場になっても大丈夫や！！

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