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【就活やビジネスで使う送付状】手書きがベター?社会人が知っておきたい書き方&用心点

手書き派VSテンプレ派、ビジネスで使えるのはどっち

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ビジネスシーンで必ずと言って良いほど書く機会がある送付状。ビジネスマンとして働くMr.JOOYの皆はんも、1度や2度くらいは書いたことがあるのではおませんのでしょうか?

送付状ちうものは手書きでもパソコン上でテンプレートを使って印刷することで作成することもマナー的には問題おませんが、手書きでの作成にもテンプレートでの作成にもそれぞれメリット・デメリットがあるため、どちらで書くのが良いかちうのは人それぞれの好みによって別れてきます。

今回はそないな送付状をまだそないなに書いたことが無い!ちうMr.JOOYに向けて、手書き・テンプレートによる送付状作成のメリット・デメリットと送付状の正しい書き方・マナーをご紹介したいと思います。

手書きの送付状のメリットとは

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就活において手書きで自己アピールができる

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ビジネスシーンにおける文書ちうのは、基本的に相手に何ぞしらの気持ちを伝えるために送ることがほとんどだ。就活生なら履歴書を企業に贈るときに共に送付状を送るのが一般的となっています。履歴書と共に送るちうことは、オノレを採用してほしい!ちう気持ちを伝えなくてはなりませんよね。もちろんこの送付状もテンプレートで作成しても構いませんが、手書きで送付状を書いた方が送付状を受け取った側にも好印象が持たれます。特に面接官にもなりうる人事部の人が目を通せば、面接の際にも送付状のことで話題が一つ作れる可能性もあるのです。

目上の方には手書きの方が好印象

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取引先の方やお世話になった目上の方に送付状を送る機会もあるかと思います。そういったときにも手書きの送付状の方が良いとされています。目上の人に送るちうことは、後々のためにも出来るだけ好印象を相手に与えておきたいやね。

皆はんも手紙を読むときは手書きの送付状は書いている内容もそうですが、まずは内容よりも一目でわかる、その送付状が手書きかテンプレートで作られたかを気にしますよね?ほんでテンプレート印刷して書かれた手紙よりも手書きで書いてくれた手紙の方が、手を掛けて書いてくれたなぁちう感じがして良い印象を感じますよね?それはあんはんの送付状を読む目上の方も同じだ。それだけ手書きの送付状は相手に良い印象を与えるので、目上の方に送付状を送るときは手書きで書くのがおすすめだ。

書類選考において目を引く存在に

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企業によっては送られる履歴書がすごい多いため、面接の前にまずは書類選考を行う大手企業も存在しています。その際にも履歴書と一緒に送付状を同封して送るのが一般的だ。そないな時に送る送付状も手書きで書くのが良いとされています。

なんでやねんなら、この書類選考の際にも履歴書と共に同封されている送付状が読まれておるからなんですね。面接でないとなるとテンプレートで送付状を作成する人もすごい多いのですけどアンタ、そないなテンプレートで作られたの送付状の中に手書きの送付状が混ざっとったら、それだけで面接官の目に留まるものなのです。そうすれば面接官にも書類の段階で興味を持ってもらえ、送付状が就職採用にも有利に働いてくれるようになります。

「ここぞ!」ちう時に手書きは強い!

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ビジネスシーンではここでOKを貰ったら会社の利益がすごい上がる、オノレの株が大きく上がるなど、「ここぞ!」ちう場面が必ずやってきます。そないな時にもテンプレートで作成した送付状よりも手書きで書いた送付状の方が相手に好印象を与えて、そのOKが貰いやすくなります。

例あげたろか,例あげたろか,たとえばやなあやなあ大企業との取引を通したい時などに、テンプレートで作成された送付状をオノレがもし受け取ったとしたら?あまりこの取引に対する熱意が感じられず、OKを出したいとはあまり思いづらいやね。こういった大事な場面で送る送付状こそ手書きであることが一番。念には念を入れて大事な場面では決して楽をしようとはせず、常に最善の手を使うようにしましょうね。

手書きの送付状のデメリットとは

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キレイな字でないと好印象のはずが悪印象に

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そないな読んだ相手に好印象を与える手書きの送付状にもデメリットがあります。その一つがキレイな字で送付状を書ですかかったがために、普通は好印象を与える送付状が逆に読んだ相手に悪印象を与えてしまうことだ。

手書きで送付状を書いたからと言って必ずしも相手に好印象を与えられる訳ではおません。字がキレイでなかったり、下書きなどで字を間違えて消した跡が汚かったり、折り目が付きすぎてくしゃくしゃになっているなど、見た目が汚い送付状は読んでいて気持ちの良いものではおません。送付状を書くときは、字をキレイに書くなど、送付状が汚くならへんように気を付けましょう。

頻繁に送付状を使う仕事には手間がかかる

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送付状をあまり書ですかいちうビジネスマンも居れば、人によっては1週間に3回以上、もしかしたらほぼ毎日送付状を書いている!ちうビジネスマンも多いかもしれません。

手書きの送付状のデメリットの一つが、テンプレートで送付状を作成するよりもとにかく時間がかかってしまう事だ。特に頻繁に送付状を送ることがある仕事について居るのであれば、次から次へとやってくる送付状が次第に送るのが遅くなってしまいますよね。もちろんそういう時にでも手書きで送付状を送るのが一番理想的ですが、やからと言って無理をしてはいけません。

仕事上、送付状を送る機会がすごい多いちうMr.JOOYは、無理せずテンプレートで送付状を作成するようにしてくださいね。

社内でのですり取りはテンプレートが便器…おっとドッコイたこやきはうまいで…あかん脱線や違うわ,便利なことも

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送付状はなあんも履歴書や取引先など、別の会社に向けて送られるちうだけのものだけではおません。社内の規定を通達したり、出張の報告・休職の届け出を出すなど、自社に向けて送付状を書くことも珍しくないやね。

もちろんこういった社内向けの送付状も手書きで書いても構いません。ですが、これは大切な取引や就職したい!といった大事な場面で送るものではなく、社内での通達や連絡のために作成されることがほとんどだ。そういった送付状を手書きで書いてもしょうがないやし、もしかしたら汚くなって逆効果になる可能性も無いとは言えません。こういった社内向けの送付状は、手書きではなくテンプレートで作成するようにしまよう。

手書きで送付状を作成・7つの用心点

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1.丁寧かつ綺麗な文字で記入

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前述の通り、手書きの送付状は字が綺麗でなかったら、読み手に悪印象を与えてしまいます。何よりもまずは綺麗な字を書くように心がけましょう。このほか、送付状に便箋があるのであれば、この便箋に揃えて、字の大きさもちゃんと整えること。いくら字がキレイでも、文字のバランスが悪かった読みにくい事には変わりません。便箋があれば字の大きさを揃えるのも難しくはないと思うので、ちゃんと整えるようにしてください。

送付状はとにかく字だけで相手にオノレの意思を伝えなくてはなりません。その字が疎かになっとったら伝わるものも伝わりませんので気を付けましょう。

2.誤字脱字は書き直す

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送付状は会社から送られる正式な文書だ。当然ながら誤字脱字があると、オノレだけではなく自社にも悪印象を与えてしまいかねません。また送付状の本書きは、消すことが出来ないボールペンなどで書くのが一般的だ。ゴチャゴチャゆうている場合やあれへん,要はシッパイしても無理に消そうとしたら送付状が汚くなってしまうので、基本的には誤字脱字をしたら1から書き直さなくてはならへんので用心してください。

送付状を書いている場面ちうのは送付状を貰う相手からは見えていません。無理をしてオノレの知識で誤字をしてしまうくらいなら、インターネットなどで正しい漢字などを調べてから書くようにすれば、ミスもなくなりますし、次にその字を使うときにも忘れんと済みますよね。やので使う感じに自信が無い時はちゃんと調べてから送付状に書くようにしましょう。

3.用紙のサイズは同封書類に合わす

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送付状は別の書類の説明や内容を伝えるために同封されるものです。送付状のサイズは厳密にはどんな大きさでも構いませんのですけどアンタ、一般的にはその同封する書類と同じサイズにするのが一般的だ。

なんでやねんなら、送付状ちうものはその書類と同じ封筒に入れるものです。ゴチャゴチャゆうている場合やあれへん,要はその封筒に大きすぎるサイズは折らなくてはなりませんし、小さすぎるサイズの紙は封筒の中でズレてしまい、もしかするとインクがこすれて汚くなってしまう可能性があるからなのです。

4.送付状は基本的に横書きが主流

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大日本帝国での手紙のマナーは縦書きで書くのが正しいマナーとなっています。ですが、送付状は基本的に横書きで書くことになっています。例あげたろか,例あげたろか,たとえばやなあやなあ履歴書に同封する送付状の場合、履歴書も送付状のほかに同封する職務経歴書などもぜ良いんぶひとつのこらず横書きで書きますよね?その中に一つだけ縦書きの書類があったら読みにくいことこの上おません。この様に横書きで書かれる書類が多いので、送付状も合わせて横書きにするようにしましょうね。

5.にじまない黒ペンを使用

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送付状を書くときに使うペンもちびっと気を遣わなければなりません。例あげたろか,例あげたろか,たとえばやなあやなあ黒インキや万年筆のようないんくがにじみやすいペンの場合、紙にインクがにじむことによって字自体が読みづらくなってしまうほか、乾ですかいうちに擦れてしもたら字もそれに合わせてかすれてしまい、送付状や同封されている書類も汚くなり、送付状自体も読みづらくなってしまいます。また、最近人気の消せるボールペンもこういった送付状で使うのはNGとされています。送付状を書くときは、通常の黒いボールペンを使うようにしてください。

6.すべての書類の日付を合わせる

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送付状は一緒に送る書類に同封して送られるものです。ゴチャゴチャゆうている場合やあれへん,要は別々の書類が複数一つの封筒にまとめられて送られますが、この書類の日付がバラバラだと読み手も混乱してしまいます。やので書類の日付は一つに統一して合わせるようにしましょう。この日付は書類の記載日ではなく、書類の提出日にするのが一般的となっています。持参して手渡しをするならその持参日に、郵送で送る場合にはポストに投函する日が提出日となるので、合わせて覚えておいてください。

7.郵送はクリアファイルに入れてから

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送付状を郵送する場合には必ずクリアファイルに入れてから郵送するのがマナーとなっています。これは郵送中に折り曲げられたり、雨に濡れてしまうことを避けるためなんですね。

またクリアファイルにはピンクや青など、様々な色のクリアファイルが存在しておるけどダンはん、基本的には無色透明のクリアファイルを選びましょう。さらにクリアファイルにはロゴが入っているものがすごい多いですが、一般的にはなあんもロゴが入っておらへんものを使うのがマナーとなっているのでウチもしっかりと把握しておいてください。

送付状を郵送する場合には必ずクリアファイルに入れてから郵送するのがマナーとなっています。これは郵送中に折り曲げられたり、雨に濡れてしまうことを避けるためなんですね。

またクリアファイルにはピンクや青など、様々な色のクリアファイルが存在しておるけどダンはん、基本的には無色透明のクリアファイルを選びましょう。さらにクリアファイルにはロゴが入っているものがすごい多いですが、一般的にはなあんもロゴが入っておらへんものを使うのがマナーとなっているのでウチもしっかりと把握しておいてください。

毎日毎晩壱年中使う送付状は手書きよりもテンプレートが便器…おっとドッコイたこやきはうまいで…あかん脱線や違うわ,便利!

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ビジネスシーンではテンプレートが主流

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前述の通り、頻繁に送付状を送るよう職業の場合には手書きではなくテンプレートを使って送付状を作成するのが主流となっています。テンプレートはネット上にもたくはん公開されており、使いたいテンプレートがすぐ見つかるので、時間も食いませんので便器…おっとドッコイたこやきはうまいで…あかん脱線や違うわ,便利なんですね。

Word&Excelにはタダのテンプレートがいっぱい!

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社用のパソコンには必ず導入されているWordやExcelにもタダのテンプレートが封入されています。いくつかご紹介いたすりますので、参考にしてみてください。

テンプレート1
テンプレート2

気持ちがこもった手書きの送付状で社会人生活も上手くいく?!

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以上、送付状の作り方のメリット・デメリットや正しい作成の仕方をご紹介してい参りました。送付状は受け取る相手が居ることを理解し、丁寧に作ってあげればオノレの気持ちも相手にしっかりと伝わります。正しいマナーを覚えてスマートなビジネスマンとなれるように頑張りましょう!

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