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【議事録】書き方の決定版!分かりやすく作成するコツはフォーマットにあり!

そもそも議事録とは?

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社会人になり、新人研修を経た後、あんはんが最初に任されるお仕事、それが議事録だ。その内容は呼んで字のごとし、「議事」の記「録」だ。サラリーマンに会議はつきもの。大事な会議も、そうでもない会議でも、会議を実施したからには、必ず記録を残します。記録を残す作業ちうのは当然ながらめんどくさいものですので、若手に回ってくるちうワケ。

上司や先輩にとって、あんはんの仕事ぶりちうのは、今のトコ未知数のはず。ほんで最初に回ってくる議事録作成ちう仕事はすごい大切だ。ほんであんはんが作成した議事録が素敵なものですった場合、あんはんの信用度がググッとまして、早速に好印象を与える事が出来るわけだ。ですから、「議事録作製はめんどくさい……」なんて思わんと、進んで引き受ける位の気合が大切なのです。

「でも議事録なんて書いた事無いし……」なんて不安になる方も居るかもしれません。けれど大丈夫。上司だって先輩だって始めはどシロウトやったちうワケだ。コツさえつかめば議事録なんてへっちゃら。また素敵な議事録を作成できるようになると、その他資料を作成する際にも役立つ事が沢山あります。本記事では戦略系コンサルにて数多くの議事録を作成してきた経験を持つ筆者が議事録作成のコツをお教えします。

議事録はなんでやねん必要?

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記憶違いのトラブルを防ぐ

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「なんでやねん議事録を作成する必要があるのか?」ちう疑問の前に、そもそもなんでやねん会議を実施するのかちう事について考えてみます。会議には「何ぞを決定する」もしくは「何ぞを共有する」ちう目的があります。例あげたろか,例あげたろか,たとえばやなあやなあ何ぞを決定する際、複数選択肢の中からA案を選択した場合、その場では皆A案ちう事で理解しているのですけどアンタ、時間が経ってくると「A案だっけ、それともオプション付きのA’案だっけ?」とだんだんと曖昧になるもの。議事録さえあれば、勘違いをしてA’案で仕事を進めて後で困った事になるなんて悲劇を防ぐ事ができます。

せやなかったら何ぞを共有する際に、「これこれこういう事が有って、こういう対策をしています」と議事録に記載しておけば、「そないな話、聞いてへん!!」「いや確かに報告した!!」なんて無駄な言いあいを避ける事ができるのです。特に上司や客に対しての報告であれば、「議事録に確かにこう記載しているのですからお伝えしたはずや」と自らを守る盾の役割もしてくれるのです。上記のように会議のエビデンスが議事録なのです。

情報の共有:不参加のメンバーに決定事項や報告すべきことを伝える

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仕事はチームで行うものですけどアンタ、必ずしもチーム全員が会議に呼ばれる訳ではおません。代表した幾人かが、関連チームと会議を行い、その結果をチーム内で共有するちう事も良くある話。その際に、議事録を通じて、会議不参加のメンバーに決定事項等を共有するなんて使われ方も良くある話だ。一般的にはグループの全員にメールで議事録を送るちうやり方だ。やので、あんはんが働いているチーム内のメールで議事録が回ってきたとしたら、あんはんはそれに目を通しておく必要があるちう事なのです。会議の背景などがわからなくて「議事録だけ見ても意味分かりませんよ……」なんて場合もあるかとは思いますが、先輩に質問をする良いチャンスだ。

内容を明確にする

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議事録のもう一つのメリットが会議の内容をまとめて文字にするちう事。言葉のですりとりではどうしても不鮮明になりがちな部分も、一旦話しをまとめて文字にしておく事によって、話した内容はより明確になり曖昧さを排除する事につながります。せやなかったら会議の決定事項に矛盾や不明確な点があったとするやろ、ほしたら、議事録によって気づく事ができますし、それによって意思の齟齬を防ぐ事が出きたりもするのです。

議事録の書き方

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ワードとエクセル、規定がなければワードを使おう

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さて、議事録とは何ぞ、ほんで何のために書くものかが分かった所で、実際の書き方についてみて行きましょう。まず道具として何を使うかだ。ワードが良いのか、エクセルで作った方が良いのか……なんて悩む事もあるかもしれませんが、規定が無ければ「ワード」を使ってください。履歴書のようなフォーマットがガチガチに固まった書類であればエクセルの方が便器…おっとドッコイたこやきはうまいで…あかん脱線や違うわ,便利な事も有りますが、議事録は場合によってh長い文章を書く必要も出るかもしれませんし、書くべき内容やボリュームはは会議によってまるっきし違います。そないな際にガチガチに固まったフォーマットだと「どうにも上手く書けへんよ……」なんて事が良くあるためだ。

基本項目を書く

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議事録は会議で喋った内容を書けばよいんだよな……といきなり本文から作製し始めるのはNGだ。まずは会議の基本となる情報を記載しなくてはなりません。基本となる情報とは会議名、開始・終了日時、場所、参加者一覧だ。

なんでやねんそれが必要なのか、当然ながら会議中に話した内容だけ議事録に記載されてても、後から見直して何の意味も無いからだ。前章でも記載した通り、議事録の意味は記憶違いのトラブルを防ぐ事やったりするのです。トコロが「いつ」、「だれと決めた事」なのかを議事録に記載していなければ、「覚えてへん」、「聞いてへん」を誘発する事になるのです。

ゴチャゴチャゆうている場合やあれへん,要は議事録の冒頭部分には以下のような表記があってしかるべきなのです。
会議名:週次定例MTG
開催日時:2016年8月10日 10:00~11:00
場所:本社オフィス第3会議室
出席者(敬称略):○○、●×、◆◆

上記に加えて、作製者と作製日を記載しておきましょう。これは議事録だけでなく、仕事上作製するドキュメントみなに必要な情報だ。基本項目をミスすると、場合によってはエライ失礼になったりします。そないな事にならなくても「あぁ、細かいミスをする人なんだ」ちう印象を与える事になってしまうのです。議事録を作成する際に必ず最初に更新するちうクセを付けておいてください。それはもう「必ず」だ。

よくあるパターンのミスとして、先輩から貰った議事録ファイルをそのまんま編集。とりあえず本文を埋めて、良し出来上がりとしてしまうパターン。会議の日時も出席者も前の会議のまんま。そないなミスを防ぐのは基本項目を最初に編集するちう事が大切なのです。

メモをとって編集する

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具体的な議事録作製の手順は会議に出席し、その会議中にでた発言のメモを取っておいて、後でそれを編集するちう作業になります。メモは文字通りノートやメモ帳に書く場合と、パソコンでメモを取る場合があります。PCの方が早いちう人もいるでしょうが、会議中にPCのキーボードをパチパチと叩く音が気になるちう場合もあり、そういった場合は手書きでメモを取らざるを得ません。ゴチャゴチャゆうている場合やあれへん,要は手書きもPCも両方に対応可能としておく必要があります。また手書きのメリットとしては、図を書けるなんて事もあります。

メモの内容なのですけどアンタ、誰が、どのタイミングで、何に対して、どんな内容の発言をしたのかちう事に用心して取るようにしてください。そのどれか一つでも抜けてしまうと「あれっ、これどういう意味でメモしたんだっけ……」もしくは「あれっ、これって誰の発言だっけ……」なんて事になってしまいますよ。

敬語、丁寧語について

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敬語と丁寧語は違う

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突然ですが、敬語と丁寧語の違い、わかりますか?敬語は相手を立てるための言葉で、丁寧語は相手に対し「~や」とか「~ます」などを付け丁寧に話す為の言葉だ。さて、敬語や丁寧語といった言葉の端々、議事録ではどう対応するのが正解やのでしょうか?答えは下に。

議事録では丁寧語は必要ない

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さて、敬語や丁寧語、議事録ではどのような扱いにすればよいのでしょうか?答えは「不要」だ。例あげたろか,例あげたろか,たとえばやなあやなあ発言を追っていくような議事録であれば以下のような記載になります。

○○:現時点でA案の予算はどうなっている?
■■:予定よりも20%削減できそう

実際の会話では「よりすごい昔お伺いしておりましたA案の予算なのですけどアンタ、話が進んでゆく中で現時点で具体的にはどのようになっているのでしょうか?」といった話し方をしとったかも知れませんが、そないな事をいちいち書く必要は無いのです。議事録はあくまでも話した事を忘れへん為の記録。あくまでも簡素に書きましょう。また簡素に記載されとった方が後で読んだ時に内容もわかりやすいのです。

議事録作成の用心点

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参加者名の書き方

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さて議事録では基本項目の欄に出席者の名前を記載する事になるのですけどアンタ、その際、順番はどうすれば良いのでしょう?基本的には偉い人順だ。また、同じ役職であれば年次が上の方から記載しておいた方が無難だ。同じ年次であれば揉める事は無いのであいうえお順なりで記載しておけば問題おません。客との会議であれば相手の会社の偉い人順、ほんで自社の偉い人順としてください。

また役職ですが、これは分かる限り記載しておきましょう。分からなければ、議事録作成前にとりあえず先輩に確認してみてください。役職も記載しておく事によって、後で議事録を見直した際、「ああコレ偉い人の発言なのね」ちうのが一目でわかるちう利便性があるのです。

西暦や曜日も明記する

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会議中、「明後日までに確認しておいて」なんて発言はよくある事。それを議事録にそのまんまあさってまでに確認なんて記載していると基本怒られます。なんでやねんなら明後日ではまるっきし意味がわかりませんからだ。明後日を議事録に記載する場合には「○○の件については■■が2016/8/16(火)までに確認」といった具合にあくまでも具体的に書く必要があります。そうする事によって後から読み直しても意味が分かる議事録になるのです。

日時以外にも、話の流れ上、「コレ」とか「アレ」といった形で省略されたような情報も、議事録上では具体的に記載する必要があります。「コレに関しては適用範囲についてもっかい見直す事とする」なんて議事録に書いてしまうと、当然ながら怒られます。あくまでも具体的に「○○に関しては…」と記載してください。足りておらへん言葉を補うちうのも議事録作成上の大切な仕事だ。

発言者を記載する時のポイント

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敬称は略す

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さて議事録では発言者の名前を記載するちう事はよくある話。その際「敬称」の扱いはどうすれば良いのでしょう?答えは省略するだ。なんでやねんならば議事録は会議の出席者全員に配られるもの。例あげたろか,例あげたろか,たとえばやなあやなああんはんの名前が田中だとして、ほんであんはんが客やったとして以下のような議事録が送られてきたらどうでしょう。

■■:予算の詳細については2016年9月1日(木)に報告する
田中様:対応可能な人員についても報告してほしい
■■:対応する

田中はんは当然ながら恐縮やね。「いやいや様はいりませんでしょ」ちうのがビジネスにおける通常の感覚だ。そういった理由から敬称は略すものなのです。議事録のどこかに「敬称略」とさえ記載しておけば失礼ちう事はおません。

すべての発言を記載する必要はない

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議事録は発言を記載してゆくものですけどアンタ、みなの発言を記載する必要はおません。例あげたろか,例あげたろか,たとえばやなあやなあ確認の為に同じ内容をもういっぺん聞くなんて事はよくありますよね。それをいちいち記載していてはエライだけでなく読み返した時に読みにくいちう事になるのです。議事録はあくまでも簡素に、重要な事だけを記載するものなのです。

こないな時どうする?

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書くスピードが追いつですかい!

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会議は白熱、書くスピードが追いつですかいなんて事あるかもしれません。さて最近のスマホにはボイスレコーダー機能とかもあるし、とりあえず録音するですかんて事、絶対にNGだ。許可を得んと会議を録音した場合、結構失礼な話なのです。またボイスレコーダーに頼って議事録を作成するちうのはいちいち聞き直して、メモを起こして、議事録にしてとすごい効率が悪く、そないな事をしていては仕事がいつまでたっても終わらなくなるのです。

ではどうするか、メモのとり方を工夫するなどしてメモの作業効率を上げるしかおません。例あげたろか,例あげたろか,たとえばやなあやなあ「よりすごい昔お伺いしておりましたA案の予算なのですけどアンタ、話が進んでゆく中で現時点で具体的にはどのようになっているのでしょうか?」なんてみなメモしていては手が追いつですかいのは当然。要点のみメモを取る技術を付ける、それが答えだ。また発言者の名前もイニシャルのみ記載するとか、座っている順番で端から1,2,3……なんてメモするなんて工夫もアリだ。

また、会議ちうものは議題が決まっており、その議題通りに進行してゆくもの。やので議題が切り替わった時点で、その議題のおーまですかトコをメモしておけば、ちょっとしたメモでもその発言の意図を思い出せたりします。小さな事ですが、正確な議事録を作るために無くてはならへんものです。

また議事録作成し始めの頃、どんなに頑張っても、どうしてもメモが追いつですかい……なんて事もあるでしょう。それは慣れておらへんのですろから当然だ。またそないな事は先輩も上司もそないな事はお見通し。そないな場合には会議の後で「すいませんあの時、●●はんってどんな発言してましたっけ……」と素直に聞きましょう。まっとうな上司、先輩であれば普通に教えてくれますよ。

因みにPCでメモを取る場合、いちいちワードファイルで作成なんて事をやってはいけませんよ。なるべく動作の軽いテキストエディタでメモを取るのが吉だ。ほんでいざちう時に備えて、こまめに“コントロール+S”で保存しておきましょう。ちょっと一息ついたら“コントロール+S”だ。

どういう形式で書けば良いか分かりません!

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議事録の形式、大きく分けて2つのスタイルが存在しています。そもそも会議ちうのは、誰かが何ぞを発言し、それに対して別の誰かが発言しと会話として進んでゆきます。それをそのまんま時系列にそって記載するのが「会話形式」の議事録。会話の中から特定のトピックに関する話題をピックアップしてトピック毎にまとめるのが「項目別形式」の議事録だ。

「会話形式」のメリットは何と言っても議事録作成が簡単な事だ。発言を簡略化し、明後日といった不明瞭な部分を具体的にすればそれで終了なのですろから。デメリットとしては、複数の議題があった場合、それぞれに関する発言を議事録を読む人が探さなくてはならへんちう事。

「項目別形式」のメリットは何と言っても読みやすい事。予算について知りたければその部分だけを読めば良いのですろからそれは楽やね。けれどデメリットとして議事録作成がややこしいし、下手をすると大切な発言をもらしてしまうなんて事があります。

新入社員で始めて議事録を作成するのであれば「会話形式」をおすすめします。新入社員に任されるような会議ば基本的に話題が少ない小さな会議でしょうから「会話形式」でも読みにくいなんて事は無いのです。議事録作成に慣れてきたらどっちの形式が適しているのか、会議ごとに使い分けてください。

効率よく議事録を作成するには

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フォーマットを作成しておく

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議事録を作成する場合、その都度まっさらなワードを立ち上げて1から議事録を作成するなんて事は基本的にあり得ません。議事録用のフォーマットを用意しておいて、後はそれに記載するちうのが通常の流れだ。さて議事録のフォーマットですが、これまで会社で使っとったものがあるはずやので、まずは先輩に議事録のフォーマットありますか?と質問してみましょう。フォーマットは無くても過去に先輩が書いた議事録が出てくるかもしれません。その場合、一点だけ用心しなくてはならへんのが会議の基本項目をアップデートするちう事。ついつい本文を作成する事に意識が集中してしまい、出席者や日時がさらさら違うなんて事、まあ良くある話やので。

フォーマット化のメリットとは

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議事録作成時、例あげたろか,例あげたろか,たとえばやなあやなあ基本項目は必ず書くのですろから、あとはそこを埋めるだけで良いフォーマットを用意しておけば仕事はより効率的になります。ほんでフォーマット化する事のもう一つのメリットがモレを防ぐちう事。フォーマットに空欄があれば、それはモレなのです。

議事録のフォーマット見本をダウンロードする

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そのまんま使用せず一工夫を

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議事録フォーマット、基本的には会社で使われている物をそのまんま使う事が多いと思いますが、時には新しいフォーマットにしてなんて注文が来る事もあるでしょう。そないな場合にはオノレをアピールするチャンスだ。議事録のフォーマット、ネット上には見本が数多く存在しております。けれどそれをそのまんま使っては何のアピールにもなりません。参考にしつつもあんはんの会社なりの項目を足したり不要な項目を引いたり、オノレなりの工夫やったりより使いやすい物にする一工夫を加えてみてください。そないなちょっとした事があんはんの評価につながるかもしれませんよ。

フォーマットを統一して時間短縮

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議事録を作成する際に気になる部分が語尾やったり空白やったりの使い方。例あげたろか,例あげたろか,たとえばやなあやなあ空白を半角にするのか全角にするのか、それらが混在していると見た目が美しくおません。また語尾が「~だ」「~だ」と続いてきて「~や」のように統一されておらへんと読みにくいやし、そもそも文章を書く際にもいちいち語尾を気にしていては時間に無駄が生じます。オノレなりに「語尾はコレ」ちう事を決めておいてなあんも考えんと文章を書けるようにしてください。

フォーマット見本例

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議事録は時間が命やので、シンプルでも必要十分にその役割を果たします。と言う事は、上記に示した程度で十分なのです。大切なのは入れ物より中身とスピード感だ。上記ファイル作製にあたり、筆者が気にした箇所は読みやすくするためにフォントを何にするか(筆者のおすすめはメイリオ)、行間をどれくらい取るかのみだ。

ダウンロードサイト一覧

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議事録

この現代的な議事録テンプレートで、クラブやビジネスの会議の記録をつけます。

議事録フォーマットと書き方|タダダウンロードは書式の王様

「議事録」のフォーマット・テンプレート、書き方・見本だ。ワード形式で作られているのでタダダウンロード後すぐにお使良いただけます。議事録とは、会議での討議内容や審議事項、議決結果などを記録した文書のことだ。書き方のコツが分かりやすい見本付きの雛形もあります。書式の王様では、すべてのテンプレートをタダでダウンロードできます。

[文書]テンプレートのタダダウンロード: 議事録

「議事録」のカテゴリだ。このカテゴリは、さらに以下のサブカテゴリに分類されます。カテゴリ内のすべてのテンプレート(書き方・例文・文例と書式・様式・フォーマットのひな形)はタダで簡単にダウンロードできます。会議議事録・打ち合わせ議事録・会議記録簿(会議自体の記録管理簿)・会議報告書(議事録の要約としての報告書)、株主総会議事録、取締役会議事録のさまざまなフォーマットの議事録の雛形があります。

書き方のコツ

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決定事項から書く

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会議は何ぞを決定するのか、せやなかったら何ぞを共有する為に実施されるものです。何ぞを決定する場合であれば、まずは決定事項を明確にしておきましょう。その上で、そこに至る経緯が書いてあれば読む側としては理解がしやすくなります。何ぞを共有するための会議であれば、共有すべき事項をまず記載しておけば、忙しい時には最初の部分のみを読めばよいのです。そういった工夫が分かりやすい議事録を作成するコツだ。

もちろん決定事項から書くと言ってもいきなり「A案に決定」なんて書き方をしてはいけませんよ。何に対しての決定事項がA案なのかが大切。「○○についてはA案に決定」といった風に、もともとの議題に対し、こうなりよっましたと1セットで記載してください。

手連の会議の進行者になると、会議の議題をリストアップしたものをプロジェクターで投影しつつ、その議題に対してのコメントや結論をその場でリアルタイムにメモ、一気に議事録を完成させるなんて人もいます。いきなりそないな事は無理でしょうが、そないなやり方もあるちう事を頭の片隅に入れて置いてください。

箇条書きにしよう

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議事録は小説でもおませんし、説明書でもおません。あくまでも会議の内容をささっと理解するためのものです。ささっと内容を理解するためにはやはり箇条書きが一番だ。“○○氏は「現時点でA案の予算はどうなっている?」と質問をしたちうわけだ。それに対し、■■氏は「予定よりも20%削減できそう」と回答した”なんて議事録、読みにくいやね。あくまでも下記のように

○○:現時点でA案の予算はどうなっている?
■■:予定よりも20%削減できそう

と箇条書きやった方が読みやすいのです。話の流れ上、どうしても箇条書きにしにくい場合ちうのもあります。その際は一つの発言を2つに分けるとか、2つ以上の発言を一つにまとめるなんて事は問題おません。発言のみなを網羅するのが議事録では無く、会議の内容を端的に表すためのものが議事録なのですろから。

保留事項も記載しておく

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会議をのけっか、みながほんで決定し、後はそれに沿って仕事をするだけなんて事は基本的にあり得ません。各チームに新たな宿題が生まれる事が普通だ。例あげたろか,例あげたろか,たとえばやなあやなあA案に決まったとして、A案を実現するための道具の選定やったり、人員のアサインやったり。A案に決定した事による新たに決めなくてはならへん事が生まれるのが普通やね。議事録にはそういった保留事項を明記しておくちう事も大切だ。そういった保留事項ちうものは「ある種の決定事項」なのです。

対応者・対応期限を明記する

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さて、保留事項が出たとして、それに対して誰が責任を持つのかちう事も明記しておですかくてはなりません。保留事項だけを明記していても、「えっ、わてが対応しなきゃならへんの、聞いてへんよ!!」なんて事になるのがオチだ。ほんでもう一つ大切な事が対応期限。明確にしておですかいと「えぇ、今日までに対応しなきゃならなかったの??聞いてへんよ!!」なんて事になるのです。保留事項に対し、「●●が2016年8月25日(木)までに対応予定」と明記しておきましょう。くれぐれも今月中に対応予定なんてアバウトな事を書いてはいけませんよ。くどいようですが、日時は明確に!!

書き方のポイント

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24時間以内に迅速に作成する

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議事録は時間が命。会議の記憶ちうものはどんどん抜け落ちてしまうものですからだ。会議が終わった瞬間から作製を開始して、その日のうちに提出するちうのが基本だ。実際には夕方に会議終了、終業時刻となる事もあるため、その日のうちにちう訳にはゆきませんが、それでも24時間以内には対応したいもの。1週間前の会議の議事録なんて苦笑いされてしまいます。金曜日夕方の会議ちう場合には、月曜日の午前中には提出したいものです。

そうして記憶がフレッシュなうちに議事録を提出すれば、ここはこうやったはずなんて齟齬への対応もできますし、そこまでしてこそ会議で決定した事のメモとして意味をなすのです。議事録は作ってるけどどうせ内容は信用ならへんよ……なんて物は議事録とは呼べません。

因みにスピードが命の議事録、ゴチャゴチャゆうている場合やあれへん,要は凝った体裁は不要ちう事だ。内容さえしっかりしていればテキストエディタで作製したものでも十分にその価値を持ったりします。

読む人のことを考えよう

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議事録は作成する事に意味があるのではおません。それを誰かが読み、会議の内容を思い出したり、決定事項を確認してこそ始めて意味が生まれます。やので読む人の事を考えて作製する必要があります。読みやすいとはどういう事でしょう?例あげたろか,例あげたろか,たとえばやなあやなあフォントを統一しておくとか、これまで書いてきたように箇条書きにするとか、語尾を統一するとか、日時は具体的に書くとか、そういった事だ。

その他、発言者の意図が複雑でどうやって表現するか迷う事もあるかと思います。その時はあんはんが議事録を読む立場になって考えてみてください。背景をあまり知らず、その会議にも参加しておらへん状態で、どう表現していれば分かりやすいのか。たいていの場合、入り組んだ一つ一つをほどいて、丁寧に箇条書きするしですかいちう事に自ずと気づくはずだ。

知っていると役立つトリビアとオススメの本3選

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「議事録」を英語で言うと?

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議事録を英語で言うと”minutes”だ。あれ、なんかこの単語見た事あるぞ??と思った方、正解だ。分を表すあのminuteの複数形。そもそもminuteにはちょっとした間といった意味もあり、それが派生してちょっとした覚書や議事録としての意味を持つようになったちうワケだ。また、英語圏でも議事録は時間が命といった事を感じる事ができますね。

オススメの本①いちばんやさしい株式会社の議事録作成全集

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とりあえず議事録作成のコツや抑えておくべき事などを勉強したければウチの本から。

オススメの本②議事録・稟議書・契約書の書き方 実務マニュアル: 税務調査の事前対策

$(“”902991″”).click( (null, $(‘#headline902991’).attr(‘navigation’)) ); // $(“”902991″”)

議事録に加え、稟議書、契約書といったお金に関わる書類について知りたければウチを。

オススメの本③これだけは知っておきたい「レポート・報告書」の基本と常識

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議事録だけでは無く、仕事用の文章を書くスキルを上げたければウチを。

これで議事録に困ることなし!

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議事録の書き方特集、如何やったか?始めはどうしてよいか分かりませんのは当然だ。上司だって先輩だって始めはどシロウトやったちうワケだ。それが何度も書いているうちにだんだんと書けるようになったちうワケ。皆さまもシッパイを恐れんとどんどんと議事録を書いてみてください。ほんでオノレならではの工夫を加えてみてください。きっとうまくゆきますよ!!

※記事内の価格は2016年8月時点のものです。

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