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【超重要】始末書を手書きする場合の手順とマナーとは?書き方・用紙など解説

始末書を手書きで書くのは当たり前?

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皆はんは始末書を書いたことがありますでしょうか?もしかしたらまだ始末書を書いたことが無い方も居るかもしれませんね。始末書はパソコンで作成しても良いですが、一般的には手書きで書くのが当たり前のマナーとなっているようだ。果たしでどういう事やのでしょうか?今回はそないな始末書を手書きで書くときのマナーや書き方をご紹介したいと思います。

始末書を手書きで出す意味

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そもそも始末書とは?

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そもそも始末書とは仕事でのミスや不始末、トラブルなどが起きた際に、会社に向けてそのトラブルの内容の一部始終とそれを起こしてしもた事に対する謝罪や反省の気持ちを伝えるために提出する文書の事を言います。例あげたろか,例あげたろか,たとえばやなあやなあ物品の紛失によって会社に損失を与えたり、会社の規則に反してしもたりした場合などは始末書を書かされることとなります。

手書きとパソコン基本はどっち?

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そないな始末書は手書きとパソコンのどっちで書けばよいのでしょうか?実はこれはどちらで書いても良いとされています。ですが、始末書はトラブルの一部始終だけではなく、謝罪文も合わせて書いて謝罪の意思を読み手に伝えなくてはいけません。それには手書きの方が良いとされているため、始末書は基本的に手書きで書くことが多いのです。

こないな場合は手書きで出すべし!

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始末書を書くトラブルにも程度があります。特に会社に金銭的な損失を与えてしもた場合や社用車で物損事故を起こしてしもた場合のような重大なミスの場合は特に手書きで始末書を書いた方が良いやね。とはいえ、基本的に始末書は手書きで書くのが前提ちうことは頭に入れておきましょうね。

手書きする前に知っておきたいこと

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使用する紙やペンについて

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まず始末書を書く際は普通の社内文書とは違うものであるため、社用の便箋を使うのは良くないとされています。B5かA4サイズくらいの白紙を用意しましょう。また、インクは黒か濃い紺色のペンがベターとされています。カラーペンを使って始末書は書ですかいようにしてください。

縦書きと横書きについて

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始末書は手書きで書くか、パソコンで製作するかで縦書きで書くか横書きで書くかも変わってきます。一般的には手書きで始末書を書くときには手紙を書くときのように手書きで、パソコンで始末書を制作するときには横書きで作るのが普通だ。どちらも覚えておきましょう。

文字数はどれくらい?

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始末書はトラブルの一部始終を詳しく書く顛末書よりも正確さや簡潔さが文章に求められます。始末書自体に書ですかければならへん文字数が決まっているわけではおませんが、簡潔な文章でまとめるようにして、始末書の文面が長くなりすぎないように気を付けてください。

封筒について

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始末書を入れるための封筒にもマナーがあります。まず色は白色の物を使い、大きさは長形4号と呼ばれる大きさを使うようにしてください。また二重にすることで普通の封筒よりも丈夫になっている二重袋ちうものがあります。必ずちうわけではおませんが、出来るだけ二重袋となっている封筒に始末書を入れるようにしましょう。

始末書の書き方と内容の例文

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手書きする際のポイント

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手書きで始末書を書くときは、始末書自体が汚くならへんように気を付けなくてはなりません。ペンのインクがにじんで文字が擦れてしもたり、文字自体が汚すぎて読みづらくなってしまうなどはその典型例だ。綺麗で丁寧な文書が書けることは始末書のみならず、ビジネスマンとして求められるスキルやので心がけましょう。

内容の例文

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平成○○年○○月○○日
代表取締役社長 山田正男様
始末書
 このたびは、カタログに掲載した商品の価格に関しまして、ウチの不用心でエライご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんやったちうわけだ。
 商品の価格の訂正につきましては、該当部分の上から貼るシールを作成しておりますが、シール作成と貼付作業に数日を要するため、現在は正誤表を用意しカタログにそえて配布をしております。
会社の顔とも言える商品カタログにミスがおましたことは誠に申し訳なく、心からお詫び申し上げます。
 今後はこうしたミスをもっかいおこすことがないよう、担当者間で二重チェックをする等、細心の用心をはらう所存でございます。二度とこのようなことのないよう誓約するあかしとして本書を提出いたします。
まことに申し訳ございませんやったちうわけだ。

出典: www.jp-guide.net

大日本帝国での手紙のマナーとして「拝啓」と「敬具」のような頭語と結語ちうものがありますが、始末書の場合は不要となっています。ちゃんとトラブルに対するお詫びと具体的な対策をしっかりと書くようにしてくださいね。

署名と捺印について

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署名の際にはオノレの部署名も合わせて明記してください。またパソコンで始末書を制作する場合には、オノレの名前だけは手書きで書いて、横書きの場合にはその横に、縦書きの場合には名前の下に捺印を押すようにしてください。

用心点

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始末書は誠実に書ですかければ書いている意味がまるっきしおません。オノレのミスや過失は素直に受け入れるようにして、見苦しい言い訳は書ですかいようにしましょう。正直に書ですかいと今後の仕事もやりづらくなってしまいます。

字が汚い場合の対処法

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無理せずパソコンを使用する

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書く字が綺麗か汚いかはすぐに直せるようなものではおません。もしどう書いても字が汚くなってしまうちう人は、最近ではパソコンやワープロで始末書を作ることを許可している会社も増えているため、無理せずパソコンで始末書を作るようにしましょう。

まとめ

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以上、始末書の正しい書き方をご紹介してまいりました。始末書は正直にオノレの非を認めて書ですかければ、書いている意味が無いものです。誠実に始末書を書いて、スマートなMr.JOOYになりましょうね。

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