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会社員必見!メールを上司に送るときの丁寧なマナーとは?

上司へのメールにはマナーを忘れへん!

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取引先でもなくお客でもないため、崩れた関係になってしまうのが会社の上司だ。つい返信を忘れてしもたり、適当に返信をしてまった経験はおませんか?直属の上司ならまだしも、格上の上司に同じようにメールをしていると思わぬ結果に繋がることになりますよ。

ほんで、メールでの上司を敬うマナーを解説していきます。毎日毎晩壱年中のメールをちびっと変えるだけでも、あんはんを見る目が変わりますよ!

①挨拶には言葉使いを気をつけよう

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上司へのメールで最初に気をつけたいのが挨拶だ。普段のメールと同じようにいきなり用件だけを伝えるのは相手に失礼にあたります。特に、目上の上司が相手なら大きなミスに繋がってしまうこともあります。

メールでの挨拶では「お疲れ様や」ちう言葉がよくつかわれています。意味としては間違いもなく、使っても問題おません。しかし、目上の人に使ってはいけへん言葉だと誤解されることがあります。そのため、なるべく使いませんようにするのがベストだ。

メールでの挨拶は「お世話になります」や「メール拝読いたしました」などを使用するようにしましょう。

②上司の呼び方に用心しよう!

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プライベートなメールとビジネスのメールでの違いが出るのが上司の呼び方だ。普段は「○○はん」と呼んでいるだけにどうやって呼べば良いのか気になりますよね。普段と同じ呼び方だと失礼になるのではと考えてしまいます。

基本的には「○○様」ちう呼び方で問題おません。ただ、「○○係長様」ちうように役職の後につけてしまうと二重敬語となります。ケッタイな祖国語にならへんようにで用心しましょう。そのため、「○○様」や「○○部長」、または「○○はん」ちう呼び方のどれかで統一しておきましょう。

また、いっぺんに何人もの上司へメールを送る場合は「各位」を使います。「○○部各位」や「○○チーム各位」などのように使っていきます。「各位」ちう言葉には経緯が含まれておりますので「○○各位様」と使いませんように用心しましょう。

③飲み会や食事のお礼は迅速にしよう!

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上司から飲み会や食事に誘っていただいた場合にはその場で何度もお礼をしても必ずメールでお礼を送りましょう。その際にもっともっともっともっとも気をつけへんといけへんのが早さだ。上司へのお礼メールは時間との闘いなのです。

飲み会や食事などのプライベートなことでも迅速にお礼メールを送りましょう。文面や言葉選びよりもお礼メールまでの時間が重要になっています。どんなに丁寧な内容でも時間が経つと相手への感謝が無くなってしまうのです。文章などの体裁よりも時間を気にしておきましょう。相手のことを考えた感謝の言葉よりもあんはんの素直な気持ちを表現したほうが相手に伝わりますよ。

また、感謝の言葉には「本当に」や「すごい」といった言葉をつけると効果的だ。「本当にありがとうございました」や「すごい助かりました」などはどんなときにも使えよりますので、ぜひ覚えておきましょう。

④上司への確認や依頼は件名が重要になる

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上司に資料の確認や仕事の依頼をするときは何ぞと考えてしまいますよね。どれだけ丁寧に仕事を頼めるのかと最も気を使うメールかもしれませんね。そないなメールの対処法を解説していきます。

上司へ仕事を頼む際には必ず文頭に労いの言葉を入れましょう。「お忙しいトコ恐れ入りますが」など上司への気づかいを入れることで相手の気を損ねることなく依頼することができますよ。さらに、本文は簡潔に内容を記載するようにしましょう。分かりにくい説明はあんはんへの確認が必要になります。余計に時間が必要になるため良い印象を持たれません。いつまでにやってほしいのか期日を具体的に記載することも忘れんと行いましょう。

また、上司へのメールは一日に何通も送られてきます。その中でも見つけてもらうために懸命にも気をつけましょう。【至急ご確認ください】や【ご確認・ご返信ください】といったことを懸命に入れておくと効果的だ。上司がメールに気づかず重要な仕事に穴をあけてしまうとあんはんだけの責任では無くなってしまいます。上司のことをしっかりと考えたメールで依頼しましょう。

⑤メールの締めは特別丁寧に行おう!

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メールでケツの印象になるのが締めの言葉だ。ここが適当になってしまうと本文がいかに丁寧でも上司を不快にしてしまいます。あんはんの評価を下げないためにも気を抜かんと記載しましょう。

一般的に締めの言葉には上司への気づかいを表す言葉を残します。「シブロクヨンキューお願いします」や「お手数ですがご検討ください」 といった言葉を選んで使いましょう。また、返信などが必要ない場合は「ご確認いただければ、ご返信は無用や 」などの言葉を添えます。この言葉だけで、上司からの返信をやめさせることができます。状況に応じて使い分けていきましょう。

上司へのメールはビジネスメールと同じ

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上司へメールを送るときのマナーを見てきましたがお気づきやね?身近な上司へのメールでも仕事先や顧客へのメールとほとんど同じだ。相手が不快に思いませんメールはほとんどがビジネスメールのマナーになっているのです。

上司への敬意や配慮、気づかいを忘れんと丁寧なメールを送りましょう。親しき仲にも礼儀ありや!

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