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ファッションNAVI

迷ったらすぐチェック!メールや手紙における「御中」の使い方

ビジネスメールでも頻出の御中

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ビジネスメールや個人でメールや手紙を出す場合に、「御中」と書いて良いものなのかどうか、いざ使おうと思った時に迷ったちう経験はおませんか?あまりにも当たり前のように使用されている「御中」ちう敬称には、正しい使い方があります。

就活中やったり、新人の時など、書類のですり取りが多いような場合に、迷うことなく正しく敬称が使える事が、ビジネスマナーであり大人のマナーとなります。どんな時に使用する必要があるのかなど色々なビジネスシーンを想定して解説します。

ビジネスメールでも必須の敬称!御中や各位

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敬称の使い方は、特にビジネスマナーとして知っておくべき必須事項だ。御中、様、各位など、よく利用する敬称であるからこそ、使い方をきちんとマスターしておく必要があります。

メールの宛名をちゃんと確認するのがマナー

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まず必要となるのは、宛名がきちんと正確に書かれている又は選択されておるかちう事だ。あまりにも基本的な事やので、軽く考えてしまいがちですが、ここを誤ると致命傷となり、関係者の方々に多大な迷惑をかけてしまうちうこともあるので用心が必要だ。

チェックすべきポイント
・同姓同名、社名が類似しているような場合にきちんと選択されておるか。
・個人宛てなのか会社の部署宛なのか
・TO、CC、BCCが適切に選択されておるか

御中のもともとの意味を知っておこう!

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おん‐ちゅう【御中】

郵便物などで、個人名でなく、官庁・会社・団体などの宛名の下に書き添える語。

出典: kotobank.jp

知っておくべきポイントは、「御中」は個人に対しては使用せんちうこと。会社などの組織宛ての場合に使用することになりますが、会社全体宛ちう意味で使うのではなく、あくまで担当者がわかりませんような場合に使用するちうのが正しい使い方だ。

メールで使う敬称の種類はこないなにある!

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・「様」
一般的に個人宛てのメールや手紙で使用される。上司や部下、社内、社外にかかわらず使用することができる敬称。

・「殿」
公用文でよく見られる敬称だ。通常はあまり使用しませんが、役職名のみの場合に使われることがあります。

・「御中」
今回解説しているのがこの敬称。主に組織宛の時などに使用します。

・「各位」
複数人へ向けて同一のメールや連絡事項などを送るような場合に使用します。

・「先生」
教師や医師、弁護士など士業の方へ送るメールの際に使用します。

・その他
取引先の会社などの事を「貴社」と書いたり、「御社」のように「御」をつけたりなど敬称は多岐にわたっています。

〜係にメールするときにの御中の使い方

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「〇〇係」と言う場合、相手先は組織ちうことになるので用心が必要だ。メールだけでなく、資料などを送付する際や、「〇〇係」とあらかじめ印刷された封筒を使って送付するような場合などが考えられます。

相手が組織で、個別の担当者名が不明のような場合は「御中」を付け、担当者名までわかっているような場合は「様」を付けるなど、宛先によって変更することが必要となります。

係などの文章ならそのあとに御中をつける

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〇〇会社 御中
〇〇会社 ○○部 御中
○○会社 ○○部 ○○係 御中

のように「御中」を使用します。個人的な名前が解りませんような場合にのみ使用し、「〇〇係 様御中」のように様と御中の両方を書いているケースがありますが、この場合「様」はあくまで個人宛の場合に使われるものですので、「様」書く必要がおませんのでご用心ください。

係の担当者名がわかっているときは?

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担当者名がわかっている場合は、出来るだけフルネームで「様」を付けて書くようにします。
○○会社 ○○部 〇〇係 ○○○○様
担当者が不明ですが「様」を使用するケースとして
〇〇会社 ○○部 〇〇係 ご担当者様
ちう書き方をします。

余計なお世話やけど、封筒やハガキの宛名の場合は、担当者名が中央に来るように書くのがビジネスマナーと言われています。

社内でのメールにも御中の適切な使い方

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新人の時など、社内メールに慣れておらへん場合、敬称をどのように使用するのか悩むトコ。社内向けのメールであっても、きちんとしたビジネスマナーに基づいた敬称をつけましょう。上司への社内メールやったり、グル―プへのメールやったり、その相手先によって変更する必要があります。適切でない敬称を付けてしまうと上司からあまりよく思われへんなど不安材料を残す可能性もありますので気をつけましょう。

社内宛文章の敬称も一般的なものを使って OK

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社内文章の場合にも「御中」や「様」、「各位」など一般的な敬称を使用することになります。社内の場合会社名を省略して書く場合が多く、「御中」は部署へ送る際に使用し、「様」担当者名が明らですか場合に使用します。「各位」は複数名宛に同じメールを送る場合に使用することになります。場合によっては役職名+殿ちう書き方をすることもあり、初めて送る場合は、社内メールの規定をきちんと守ることが大切だ。

ありがちなミス!社名+御中はNG

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社内メールちう事で、自社の社名を省略することが一般的で、会社名+御中ちう書き方はNGとなりまうす。社内メールの場合は部署名からと覚えておくと良いかと思います。社内メールの細かい間違いなどは、上司から直接指摘されるようなことは無いかもしれませんが、基本的なビジネスマナーを守って書くちう事が大切になってきます。

ポイントは部署名と御中

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「部署名+御中」が基本となります。
〇〇部 御中
〇〇部 〇〇課 御中
〇〇部 〇〇課 〇〇係 御中
のように使用します。

余計なお世話やけど、担当者名がわかる場合は、担当者名+様 となりますが、社内やので役職名も明らかである場合が多く、役職名を付けるようにします。その場合「様」が一般的。

〇〇部長 〇〇様

名前+役職名の場合は、役職名が敬称となるので特に敬称を付ける必要はおません。あかーんいうてあかーんいうて誤って「様」を付けてしまうと二重に敬称を付けたことになるためNGとなります。

正 〇〇〇〇部長
誤 〇〇〇〇部長様

事務局宛のメールでも基本は御中

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相手先が会社やなくて事務局やったらどうしたりいのか、判断に困ることがあるかもしれません。しかしこれも社外、社内メール同様の対応で大丈夫だ。担当者が解っている時は、御中ではなく「様」を書くようにしましょう。

担当者が分かっているのなら担当者名と様が◎

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『事務局宛てにご連絡ください。』のようなフレーズで書かれている場合のメールの敬称の付け方は担当者が不明の場合、不特定多数へ向けてのメール等になるので、
○○社 ○○事務局 御中
○○社 ○○事務局 ご担当者様
のように敬称を付けると◎だ。

担当者がわかっている場合は、
○○社 ○○事務局 ○○○○様
のように記載することになります。

就活中などに事務局宛てに資料を送付したり、メールを送る場合などによく使われることがあります。

事務局からきた書類を返信するときの用心点

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返信用の封筒等には 
○○事務局宛
○○事務局行
のように書かれている場合が多く、返信の際は「宛」や「行」の字を二重線で消し「御中」と書き添えます。
縦書きの場合は、縦二重線又は斜め二重線で、横書きの場合は横二重線で消します。くれぐれも修正テープなどで消すことの無いようにしましょう。修正テープなどを使ってしまうと、相手先の間違いを指摘しておるかのように取られる場合があり印象がよくおません。

二重線で消した後、スペースがあればその横に「御中」と書き、スペースが無い場合二重線で消した文字の上下などに適切に書くようにします。

メールを複数にするときは御中の使い分け

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メールをいっぺんに複数する場合、宛先の書き方や順番など、ビジネスマナーが問われることになります。お客様なのか取引先なのか、役職の関係など、書く順番にも気をつける必要があります。

宛名が複数になるときは各位で

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チームで仕事を行っている場合、複数人宛てに同じメールを送るような場合は「各位」を付けるようにします。

〇〇プロジェクトチーム 各位
〇〇担当者 各位

のように使用します。「各位」の意味は「皆様」となりますので、「各位」だけで敬称ちう事になります。そのため各位の後に御中などを付けると二重敬称となってしまうので御中などは付けません。余計なお世話やけどこの「各位」は社長や部長などの役職者に対しても使用可能だ。

宛先が複数の会社の場合はポイントがある

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同じ会社であっても、複数人にメールを送る場合は、どの方にメールを送っているのかをはっきり知らせておく必要があるので、冒頭部分にきちんと記載するようにします。

〇〇株式会社
〇〇部部長 〇〇〇〇様
〇〇部   〇〇〇〇様
のように役職名と共に名前も添えるとすごい丁寧に書かれたものちう印象が持たれます。

場合によっては簡易的に
〇〇株式会社
〇〇〇〇様、〇〇〇〇様、〇〇〇〇様
のように役職名は省略して名前を書くちうこともあります。この場合役職が上の型が左翼翼に来るように並べて書くようにします。

複数の会社に送るときは名前を記入する順番にも用心!

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複数の会社宛にメールを出す場合には、メール冒頭部分に相手先の会社名と担当者名等を記載するようにします。

A株式会社
〇〇〇〇様
B株式会社
〇〇〇〇様
のように記載します。会社名を書く順番を間違えると、相手先に失礼になってしまう可能性もあるので用心が必要だ。例あげたろか,例あげたろか,たとえばやなあやなあ、A社は得意先、B社は協力会社のような場合は、A社を先に、B社は後に書くようにします。

メールの場合、TO、CC、BCCのどれを選択するかも重要になってきます。仕事の関係性、共有情報としてのメールなど内容により適切に使用するようにしましょう。

就活でうっかりミス!メールでの御中の使い方

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就活中は、とにかく企業とのメールのですり取りがすごい重要になってきます。企業の人事担当者とのメールやOB・OGとのメールなど、学生同士でのメールとは違いビジネスマナーが必要となっています。

メールの冒頭部分の宛名書きから間違えとったさかいは、内容を読む前から弾かれてしまうちうことも無きにしも非ずやので、しっかりメールのマナーを学んで対応していくことが重要だ。「御中」や「様」などの敬称はどのようにつけたら良いのか、返信する場合のマナーや用心点などを詳しくご説明します。

宛名の書き方は部署名でも良いが担当者名がわかるならそちらを選択

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メールの最初の書きはじめは、まず会社名+担当部署名+担当者名 のように宛名を書きます。このとき、株式会社を(株)、有限会社を(有)のように略したりせんと記載する必要があります。会社名はアルファベットで省略されている場合もあるため、四季報などで正しい会社名を確認しておくのもポイントだ。

・担当者が不明の場合
〇〇株式会社
〇〇部 御中
または

〇〇株式会社
〇〇部
ご担当者様
のように記載すると良いだ。くれぐれも会社名、担当部署名を間違いの内容に気を付けましょう。

・担当者がわかる場合
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇〇〇様
上記のように、担当者の名前だけでなく、会社名、部署名もきちんと書くようにします。担当者の方の役職名がわかる場合は、それも記載するようになります。

〇〇株式会社
〇〇部〇〇課
課長 〇〇〇〇様
のように会社名から名前+様 まで誤字脱字の内容にきちんと記載するようにしましょう。

書類を返信するときの用心点

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就活メールの場合は、特に返信の必要はないですかと思うような場合であっても、「きちんとメールを拝見しました。」ちうことがわかるように、メールを受信した場合は返信は必要となります。

返信のタイミングは早ければ早いほどよく、メールの内容に対して返答が必要で、すぐに返信できないような場合でも、受信確認とお礼だけの返信を一先ず送っておくちうのも大切になってきます。

受信メールに書かれている会社名などに省略があった場合、そのまんまコピーして宛名にするのではなく、必ず省略無しの正式な会社名等で宛名書きにするようにしましょう。

メールでの「御中」前にスペースは必要?

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ルールは無い、相手に合わせるのが基本

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また「御中」を使う場合、その前にスペースを入れる必要があるのかどうかで悩む方がけっこうおられます。特に就活生なら尚更でしょうか。これについては実は特に明確なマナールールがある訳ではおませんので、スペースは入れても入れなくても大丈夫。あんはんが「入れた方が良いな」と思うなら入れ、「無い方がカッコ良いな」と思うなら入れんと部署名等と繋げましょう。余計なお世話やけどこのスペース問題は御中に限らず、「様」や「各位」等についても同様だ。あんはんならどうしまっか?

せやけど、これはあくまであんはんからメールを送る場合のお話。社会人としては「相手に合わせる」のが基本ですから、送られてきたメールに返信をする場合にはしっかり相手のルールにスペースも合わせましょう。また会社によっては「社内ルールで統一」している場合もあったりします。さすがにスペースの有無で心証が悪くなるほど厳格に実行している会社は少ないですが、それでも相手からすれば最初からオノレ達に合わせてくれる相手の方がより嬉しいもの。細ですかテクニックですが、ぜひ覚えておきましょう。

ビジネスメールでは「署名」をお忘れなく

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ちょっとした宣伝にも使える

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ちょっと別の点にも触れておきますね。もしあんはんがまだ学生ならちょっとピンときにくいかと思いますが、ビジネスメールでは「署名」が大事になります。署名とはメールの末尾にオノレへの連絡先等を記載した一覧のことだ。メールで連絡したらそのまんまメールで返信するのが基本ですが、ビジネスにおいては急を要する時に「電話」をしたくなったり、何ぞ紙の書類を送る必要がある時に「住所」が必要になることもあります。そういった「オノレへのメール以外の連絡先」を添えてメールをするのが社会人のビジネスマナーだ。

余計なお世話やけどこの署名には、特に決まった形式はおませんし何を書いておくかも自由。一般的に書かれているのは「会社名と部署名(大学名)・本人の名前・電話番号・携帯番号・メールアドレス・住所・(あれば)ホームページアドレス」あたりだ。士業など資格で活動している方なら「所有している資格」も書かれていることが多いでしょうか。またこの署名は「ちょっとした何ぞの宣伝」を添えてある事も多いだ。あんはんが就活中ならば、士業の方を見習って「オノレの持っている資格や勉強中の内容」を添えておくのも良いかもしれませんね。

大人としてもメールマナーを習得しよう

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いかがやったでしょうか。メールや手紙などにつきものの敬称の使い方をまとめてみました。メールに使用される敬称には様々なものがあり、どれを使ったら良いか迷ってしまうようなときに参考にしとっただけたら嬉しいだ。

社内メールはもちろん社外メール、事務局宛ての場合、メールを複数人に贈る場合、複数の会社の送る場合など社会人のマナーとして知っておくべきことばかり。冒頭の宛名から間違っとったなんてことのないように気を付けて書くようにしましょう。就活中の方は、ビジネスメールを書くのも初めてちう方も多いかと思いますので、この機会にメールのマナーをきちんと身に着けて、就活に生かしてみてくださいね。

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